为保障顾客健康权益，规范化妆品及卫生用品采购、验收与管理流程，确保其质量安全、来源合法、符合相关卫生标准，特制定本制度。本制度适用于所有为顾客提供的化妆品及一次性卫生用品的采购与验收环节。
一、 索证要求
- 采购部门在采购化妆品及卫生用品前，必须向供应商索取并查验相关有效资质证明文件，并建立供应商档案。
- 必需索取的证明文件包括但不限于：
- 供应商资质：有效的《营业执照》、《生产许可证》或《经营许可证》（复印件需加盖企业公章）。
- 产品资质：
- 国产化妆品：有效的《化妆品生产许可证》复印件、产品《化妆品注册备案凭证》或备案编号、产品出厂检验合格报告。
- 进口化妆品：有效的《进口化妆品卫生许可批件》或备案凭证、海关进口报关单、检验检疫证明。
- 消毒类卫生用品（如毛巾、床单、剃须刀等）：有效的《消毒产品生产企业卫生许可证》及产品卫生安全评价报告。
- 其他一次性卫生用品：产品合格证明、出厂检验报告。
- 质量证明：近期（一年内）由具备资质的第三方检测机构出具的符合国家相关卫生安全标准的检验报告。
- 所有证明文件必须真实、有效、清晰，并在有效期内。采购人员需对文件进行核对、登记并妥善保管。
二、 验收流程与标准
- 到货验收：货物送达后，由仓库管理员或指定专人会同使用部门（如美容部、客房部）人员共同进行验收。
- 核对凭证：对照采购订单，核对产品名称、规格、数量、生产批号/限期使用日期等信息是否一致。
- 查验外观与包装：
- 检查外包装是否完好、清洁、无破损、无污染。
- 检查产品标签标识是否清晰、完整，是否包含产品名称、生产企业、生产许可证号、执行标准、成分表、生产日期和有效期（或生产批号和限期使用日期）、使用方法、注意事项等法定信息。进口产品应有中文标签。
- 检查产品性状是否正常，有无变色、分层、沉淀、异味、泄漏等变质现象。
- 核对质量文件：随货同行单及相关质量证明（如该批次产品的出厂检验报告）应齐全，并与前期索取的供应商资质文件相符。
- 抽样检验（必要时）：对首次采购或对质量有疑虑的产品，可进行抽样，检查其感官、性状等，必要时送有资质的检验机构检测。
- 验收结果处理：
- 验收合格：验收人员在入库单上签字确认，办理入库手续，并将相关索证资料归档备查。
- 验收不合格：立即隔离不合格产品，并标识“拒收”状态。及时通知采购部门与供应商，依据合同办理退货、换货或索赔。严禁不合格产品入库或投入使用。
- 所有验收记录（包括验收单、不合格品处理记录等）应真实、完整、可追溯，保存期限不少于产品有效期后六个月。
三、 储存与管理
- 验收合格的化妆品及卫生用品应储存于专用库房，库房应保持清洁、干燥、通风、避光，符合产品储存要求（如防潮、防高温）。
- 严格遵循“先进先出”原则，定期检查库存产品有效期，防止过期产品被误用。临近有效期产品需有明显标识并优先使用。
- 过期、变质或不合格产品必须立即下架，集中存放，并按规定进行销毁处理，做好销毁记录，严禁再次流入使用环节。
四、 责任与监督
- 采购部门对索证的完整性与真实性负责。
- 验收人员对验收结果的准确性负责。
- 使用部门有责任在使用前再次核对产品信息及有效期，发现问题立即停用并报告。
- 质量管理部门或指定管理人员应定期对索证档案、验收记录、库存状况及制度执行情况进行监督检查，确保制度有效落实。
五、 附则
本制度自发布之日起执行，所有相关人员须严格遵守。本制度将根据国家法律法规及实际情况适时修订。
（制度牌落款处应注明企业名称、发布日期及监督电话）
